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Digitalización de documentos


La digitalización de documentos es el método más eficiente y rentable para almacenar, administrar, consultar y preservar, ya que convierte los documentos físicos en imágenes electrónicas. Miles de organizaciones alrededor del mundo usan la digitalización de documentos diariamente en lugar de contar con sistemas de archivo físico. Las razones para este cambio son muy simples: previene la pérdida de registros, ahorra espacio de almacenamiento, administra los registros más fácilmente, permite encontrar los documentos rápidamente y tener un acceso centralizado a las imágenes.

La digitalización de documentos supone una revolución en el manejo de la información. No sólo porque grandes cantidades de datos pueden ser almacenadas en dimensiones muy pequeñas, sino porque además se libera a los objetos de la dependencia de su existencia material.

Es decir, un cuadro, un informe, una fotografía o lo que sea, ya no necesitan que alguien se acerque a ellos para conocerlos, sino que por medio de una computadora están a disposición del mundo entero.

Incluso en el funcionamiento de miles de empresas en todo el mundo la digitalización de documentos está cambiando la gestión y organizando mejor el trabajo de cientos de miles de empleados.

Documentación importante y en muchos casos confidencial corre riesgo de ser perdida o robada al mantenerse en un formato físico.

En cambio, un documento digitalizado gana en seguridad y puede ser, incluso, protegido mediante una contraseña para que sólo puedan ingresar a él determinadas personas.

Asimismo, la digitalización supone la oportunidad de ahorrar espacio y tiempo en la manutención de sus archivos.

Como decíamos antes 100.000 imágenes caben en 10 CDs, y estos 10 CDs en 20 cajas. Si comparamos, la cuenta es clara: digitalizar es la mejor opción.

Se ahorra espacio y horas de trabajo del personal, y se gana en seguridad y conservación de los datos.

Este punto, el de la conservación, es muy importante. Imaginemos que un informe impreso pasa por las manos de cientos de personas en pocos días. Sus hojas se gastarán, el papel tendrá arrugas y quizá una taza de café se derrame sobre él y el único ejemplar se pierda.

Sin embargo, si se optó por el camino de la digitalización de documentos, ya no será necesario ni siquiera gastar papel en imprimir esos datos. Desde el monitor de la computadora el informe estará a disposición de quien lo necesite y, si se vuelca el café, lo que habría que suplantar, en todo caso, será el teclado.

Otra de las ventajas de la digitalización de documentos es que gracias a este proceso se puede permitir el acceso inmediato a determinada información que puede ser crítica.

Por ejemplo, si en un centro de salud la historia clínica de los pacientes está digitalizada, ante una emergencia no es necesario ir al archivo y buscar alfabéticamente o por número la carpeta con los datos del enfermo.

Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.

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